資料夾與標籤:組織可掃描的文件庫
Paper Scan 的文件清單同時支援巢狀資料夾和多標籤。兩種模型並不冗餘:資料夾回答「這份文件住在哪裡」,而標籤回答「這份文件是什麼」。結合使用,它們能讓數百份文件的資料庫在無需手動搜尋的情況下即可被找到。
資料夾模型
資料夾形成樹狀結構。每份文件恰好位於一個資料夾中。資料夾最適用於穩定、層級清晰、一份文件一個維度的場景:
- 基於時間的歸檔(年/季/月)
- 專案結構(客戶/專案/階段)
- 實體位置(房屋/鍋爐/手冊)
- 單一關係的帳戶和供應商
資料夾層級建議保持在四層或更少。更深的巢狀通常意味著兩個維度被編碼到同一棵樹中,會讓檢索變得脆弱。
標籤模型
標籤是扁平且可累加的。一份文件可以攜帶任意數量的標籤。標籤回答不適合單一資料夾的橫向問題:
- 文件類型(
receipt、contract、manual、warranty) - 操作狀態(
urgent、to-review、to-file) - 時間段分組(
tax-2024、tax-2025) - 來源(
scanned-here、imported)
標籤檢視跨資料夾分組所有符合的文件。這是回答「給我看上一季的所有發票」或「我本週掃描的所有內容」等問題的核心機制。
推薦工作流程
- 直接掃描到適當的資料夾。使用現有層級,而不是在掃描過程中建立新資料夾。
- 套用跨資料夾的標籤。位於
2026 / Q2 / Acme / contracts的文件也可以攜帶urgent和q2-renewal,以便在續約時跨所有用戶端檢索。 - 定期掃描標籤檢視,歸檔匆忙掃描的文件。
組合搜尋支援資料夾和標籤篩選器一起使用,這是同時使用兩種模型的主要優勢。
應避免的模式
- 過度標記。 每份文件 2 到 3 個標籤是實際限制。更多標籤會稀釋其含義並降低搜尋精確度。
- 年份放在標籤中。 年份屬於資料夾,因為它們形成自然樹。標籤應描述「文件是什麼」,而非「何時發生」。
- 深層資料夾巢狀。 四層是實際上限。超過這個深度,將一個維度拆出為標籤。
- 重新命名資料夾。 資料夾路徑被分享連結、匯出和同步引用。僅在必要時重新命名;重新分類優先用標籤。
對於少於 100 份且歸類明顯的文件,單獨的資料夾就足夠了,直到資料庫增長到橫向搜尋變得常見——通常在 200 份文件左右。