Hướng dẫn thực dụng xuất và sao lưu bảng giờ công
Ghi chép ba tháng trời, rồi điện thoại mất hoặc đổi máy — mọi ghi chép chẳng còn gì. Đó là rủi ro chung của tất cả những người chỉ ghi chép trong điện thoại. Xuất và sao lưu giải quyết vấn đề này, kèm nhiều lợi ích thiết thực khác.
Vì sao nên xuất
- Đối chiếu lương: gửi bảng giờ công cho người tuyển dụng, hoặc tự so với bảng lương, thuyết phục hơn nhiều so với đối chiếu miệng;
- Giữ bằng chứng: nếu xảy ra tranh chấp lao động, bản ghi chấm công từng ngày là tư liệu chứng cứ hữu lực;
- Phân tích dữ liệu: dữ liệu xuất ra có thể phân tích sâu hơn bằng phần mềm bảng tính;
- Chuyển máy: khôi phục từ bản sao lưu trong một bước, khỏi phải bắt đầu lại từ đầu.
Chọn trong ba định dạng
- CSV: phổ quát nhất, phù hợp nhập vào Excel, Numbers và các công cụ khác để xử lý tiếp;
- PDF: bố cục cố định, thích hợp in hoặc đưa trực tiếp cho người khác xem;
- Excel: đầy đủ thông tin nhất, kèm trang tính chi tiết tăng ca với các khoản tăng ca theo tầng, ca đêm được liệt kê riêng — thích hợp đối chiếu kỹ.
Sau khi xuất có thể chia sẻ trực tiếp. Xuất dữ liệu là tính năng Pro.
Cách sao lưu đúng đắn
Nên định kỳ dùng chức năng sao lưu để đóng gói toàn bộ dữ liệu, và lưu lên cloud hoặc máy tính qua chia sẻ — bản gốc trong máy cộng một bản ở nơi khác mới tính là chắc chắn. Khi khôi phục, chỉ cần chọn tệp sao lưu là toàn bộ bản ghi quay lại. Tệp sao lưu do chính bạn giữ, dữ liệu không bị tải lên bất kỳ máy chủ nào.