Danh sách Tài liệu của Paper Scan hỗ trợ cả thư mục lồng nhau và nhiều thẻ. Hai mô hình không thừa: thư mục trả lời "ở đâu", thẻ trả lời "là gì". Dùng cùng nhau, bạn tìm được thư viện vài trăm tài liệu mà không cần tìm kiếm thủ công.
Mô hình thư mục
Thư mục tạo thành cây; mỗi tài liệu nằm trong đúng một thư mục. Phù hợp nhất với chiều ổn định, có phân cấp, mỗi tài liệu một chiều:
- Lưu trữ theo thời gian (năm / quý / tháng)
- Cấu trúc dự án (khách hàng / dự án / giai đoạn)
- Vị trí vật lý (nhà / lò sưởi / sổ tay)
- Tài khoản và nhà cung cấp quan hệ đơn
Giữ hệ thống thư mục ở 4 cấp trở xuống. Lồng sâu hơn thường nghĩa là hai chiều bị nén vào một cây, khiến truy xuất mong manh.
Mô hình thẻ
Thẻ phẳng và cộng dồn. Một tài liệu có thể mang nhiều thẻ; thẻ trả lời các câu hỏi xuyên suốt không vừa một thư mục:
- Loại tài liệu (
receipt,contract,manual,warranty) - Trạng thái hành động (
urgent,to-review,to-file) - Nhóm theo thời hạn (
tax-2024,tax-2025) - Nguồn (
scanned-here,imported)
Quy trình đề xuất
- Quét thẳng vào thư mục phù hợp; dùng hệ thống phân cấp hiện có.
- Gắn thẻ vượt thư mục (
urgent,q2-renewal, v.v.). - Định kỳ quét chế độ xem thẻ để dọn tài liệu chụp vội.
Mẫu cần tránh
- Gắn thẻ quá đà (2–3 thẻ / tài liệu là giới hạn)
- Đặt năm vào thẻ (thuộc về thư mục)
- Lồng thư mục quá sâu (4 cấp tối đa)
- Đổi tên thư mục không cần thiết (tham chiếu bởi liên kết chia sẻ, 导出, đồng bộ)
Với thư viện dưới 100 tài liệu, chỉ thư mục đủ dùng. Đến khoảng 200 tài liệu, thêm thẻ để hỗ trợ tìm kiếm xuyên suốt.