การส่งออก PDF ของ Paper Scan ออกแบบมาสำหรับกรณีที่ต้องรวมหลายหน้าที่สแกนเป็นไฟล์เดียวและส่งผ่านแผ่นแชร์มาตรฐานของระบบ รองรับการรวมเป็นชุด การป้องกันด้วยรหัสผ่านเสริม และการตั้งชื่อ — ทั้งหมดทำงานบนอุปกรณ์
ขั้นตอนการส่งออกมาตรฐาน
- เลือกหลายรายการในรายการเอกสาร. กดค้างที่เอกสารเพื่อเข้าสู่โหมดเลือก จากนั้นแตะที่อื่นๆ มีทางลัด "เลือกทั้งหมดในโฟลเดอร์" สำหรับชุดที่อยู่ที่เดียวกัน
- แตะปุ่มแชร์. แผ่นแชร์ของระบบเปิดขึ้น การส่งออก PDF ของ Paper Scan ปรากฏในเป้าหมาย
- ตั้งค่าตัวเลือก. เปิดการรวมหากต้องการรวมหลายหน้า ป้อนรหัสผ่านหากจำเป็น ตั้งชื่อไฟล์ตามต้องการ แตะส่งออก
- รอการประมวลผล. บนอุปกรณ์รุ่นใหม่ ชุด 50 หน้าพร้อมตัวกรองสองตัวมักเสร็จภายใน 5 วินาที ชุด 300 หน้าใช้เวลา 15–30 วินาที แผ่นส่งออกแสดงตัวบ่งชี้ความคืบหน้า แอปยังคงตอบสนอง
- แชร์. เมื่อไฟล์พร้อม แผ่นแชร์มาตรฐานจะปรากฏ สามารถส่งไฟล์ผ่านอีเมล AirDrop, Drive, Slack หรือแอปอื่นๆ ที่รับ PDF
กรณีการใช้งานทั่วไป
- ส่งต่อเอกสารการประชุม. รวม 50–80 หน้าของสัญญาและเอกสารแนบที่ลงนามแล้วเป็น PDF เดียวเพื่อตรวจสอบทางกฎหมาย
- จัดเก็บใบเสร็จค่าใช้จ่าย. รวมใบเสร็จหนึ่งเดือนเป็น PDF เดียวสำหรับบัญชี
- แชร์แพ็กเกจวิจัย. รวบรวมเอกสารอ้างอิงหลายชุดเป็นไฟล์เดียวสำหรับเพื่อนร่วมงาน
- เก็บถาวรโปรเจกต์. รวมเอกสารทั้งหมดของโปรเจกต์ที่เสร็จแล้วเป็นผลงานชิ้นเดียว
การตั้งรหัสผ่าน
แผ่นส่งออกมีช่องรหัสผ่านหนึ่งช่องพร้อมช่อง "ยืนยันรหัสผ่าน" เพื่อยืนยันการป้อน การส่งออกจะดำเนินต่อเมื่อทั้งสองตรงกัน; รายการที่ไม่ตรงกันจะถูกปฏิเสธก่อนการประมวลผล
การเว้นช่องรหัสผ่านว่างไว้จะให้ผลลัพธ์เป็น PDF มาตรฐานที่ไม่มีข้อจำกัด การตั้งรหัสผ่านทำให้ผู้รับต้องป้อนก่อนเปิดหน้าใดๆ แนะนำให้ป้องกันด้วยรหัสผ่านสำหรับเอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคล: สัญญา เวชระเบียน งบการเงิน
แนวปฏิบัติ: เว้นว่างไว้เว้นแต่จะต้องการการป้องกันอย่างชัดเจน การลบรหัสผ่านออกจาก PDF ในภายหลังเป็นเรื่องยาก ขณะที่ PDF ที่ไม่มีการป้องกันสามารถส่งออกใหม่พร้อมรหัสผ่านได้หากจำเป็น
เมื่อใดควรรวม เมื่อใดควรแยก
PDF ขนาดใหญ่ไฟล์เดียวไม่ใช่ผลลัพธ์ที่ถูกต้องเสมอไป การแยกดีกว่าเมื่อ: หน่วยความจำของอุปกรณ์ผู้รับมีจำกัด ผู้รับที่ต่างกันต้องการส่วนต่างกันของชุด หรือต้องการรหัสผ่านต่างกัน ไฟล์ที่ส่งออกแต่ละไฟล์มีช่องรหัสผ่านของตัวเอง
Paper Scan ส่งออกสิ่งที่เลือกตามที่เป็นอยู่ ไม่มีการบังคับรวม ผลลัพธ์สะท้อนสิ่งที่ผู้ใช้เลือก
ประสิทธิภาพสำหรับชุดขนาดใหญ่
300+ หน้ามักใช้เวลา 15–30 วินาที แถบความคืบหน้าแสดงสถานะ การสแกนที่มีตัวกรองหนัก (เช่น สีมหัศจรรย์บนใบเสร็จที่ซีดจาง) ใช้เวลาประมาณสองเท่าของการสแกนที่สะอาด การเข้ารหัสไม่ทำให้การส่งออกช้าลงอย่างเห็นได้ชัดบนอุปกรณ์สมัยใหม่ (คอขวดคือการเข้ารหัสภาพ) การส่งออกที่เข้ารหัสขนาดใหญ่ทำให้อุปกรณ์อุ่นและใช้พลังงานแบตเตอรี่ไปหลายเปอร์เซ็นต์ ซึ่งยอมรับได้สำหรับการใช้งานเป็นครั้งคราว