รายการเอกสารของ Paper Scan รองรับทั้งโฟลเดอร์ซ้อนและหลายแท็ก โฟลเดอร์ตอบคำถาม "อยู่ที่ไหน" แท็กตอบคำถาม "คืออะไร" ใช้ร่วมกันช่วยให้ค้นหาไลบรารีหลายร้อยเอกสารได้โดยไม่ต้องค้นหาด้วยตัวเอง
โมเดลโฟลเดอร์
โฟลเดอร์สร้างเป็นต้นไม้ แต่ละเอกสารอยู่ในโฟลเดอร์เดียวเท่านั้น เหมาะกับมิติที่เสถียร มีลำดับชั้น และหนึ่งต่อเอกสาร: การเก็บถาวรตามเวลา (ปี / ไตรมาส / เดือน), โครงสร้างโปรเจกต์ (ลูกค้า / โปรเจกต์ / ขั้นตอน), สถานที่ทางกายภาพ (บ้าน / หม้อต้ม / คู่มือ), บัญชีและผู้ขายที่มีความสัมพันธ์เดียว
แนะนำให้ลำดับชั้นของโฟลเดอร์ไม่เกิน 4 ระดับ ลึกกว่านั้นมักหมายถึงสองมิติถูกบีบลงต้นไม้เดียว ทำให้การดึงข้อมูลเปราะบาง
โมเดลแท็ก
แท็กเป็นแบบแบนและบวกได้ เอกสารหนึ่งสามารถมีหลายแท็ก ตอบคำถามข้ามโฟลเดอร์ที่ไม่พอดีกับโฟลเดอร์เดียว: ชนิดเอกสาร (receipt, contract, manual, warranty), สถานะการดำเนินการ (urgent, to-review, to-file), การจัดกลุ่มตามเวลา (tax-2024, tax-2025), แหล่งที่มา (scanned-here, imported)
เวิร์กโฟลว์ที่แนะนำ
- สแกนตรงเข้าโฟลเดอร์ที่เหมาะสม
- ใช้แท็กข้ามโฟลเดอร์ (
urgent,q2-renewal) - ตรวจมุมมองแท็กเป็นประจำ
รูปแบบที่ควรหลีกเลี่ยง
- การติดแท็กมากเกินไป (2-3 แท็กต่อเอกสาร)
- ใส่ปีในแท็ก (ให้ใส่ในโฟลเดอร์)
- ซ้อนโฟลเดอร์ลึกเกินไป (สูงสุด 4 ระดับ)
- เปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์โดยไม่จำเป็น
สำหรับน้อยกว่า 100 เอกสาร โฟลเดอร์เพียงอย่างเดียวเพียงพอ เมื่อใกล้ 200 เอกสาร เพิ่มแท็ก