การเพิ่มรหัสผ่านให้ PDF ไม่ใช่แค่การตั้งชุดตัวอักษร
การเพิ่มรหัสผ่านให้กับการสแกนสัญญาและเอกสารทางการเงินเป็นการกระทำมาตรฐานก่อนส่งไฟล์ที่ละเอียดอ่อน แต่การเข้ารหัส PDF มีสองชั้น: การควบคุม "ใครเปิดได้" และ "ทำอะไรได้หลังจากเปิด" การเข้าใจความแตกต่างระหว่างสองชั้นนี้เป็นกุญแจสำคัญในการปกป้องไฟล์อย่างถูกต้อง
รหัสผ่านผู้ใช้: ควบคุมว่าใครเปิดได้
รหัสผ่านผู้ใช้ (เรียกอีกอย่างว่ารหัสผ่านเปิด) คือประตูแรก เมื่อตั้งแล้ว ทุกคนที่เปิด PDF นี้ต้องป้อนรหัสผ่าน หากไม่มีรหัสผ่านก็มองดูได้อย่างเดียว
สถานการณ์ที่เหมาะสม: ส่งสำเนาเอกสารระบุตัวตนที่สแกนให้กับตัวแทนหรือนายหน้า ส่งเอกสารภายในผ่านอีเมล รหัสผ่านจะถูกส่งไปยังอีกฝ่ายผ่านช่องทางอื่น (เช่น โทรศัพท์หรือหน้าต่างแชทอื่น)
รหัสผ่านเจ้าของ: ควบคุมว่าจะทำอะไรได้หลังจากเปิด
รหัสผ่านเจ้าของ คือประตูที่สอง ตั้งแยกจากรหัสผ่านผู้ใช้ จัดการสิทธิ์สามประเภท:
- อนุญาตให้พิมพ์ — ฝ่ายอื่นสามารถพิมพ์ไฟล์ได้หรือไม่
- อนุญาตให้คัดลอก — สามารถคัดลอกข้อความและรูปภาพในไฟล์ได้หรือไม่
- อนุญาตให้แก้ไข — สามารถแก้ไขเนื้อหาไฟล์ได้หรือไม่
เมื่อส่งใบเสนอราคาหรือไฟล์ประมูล การกำหนดค่าทั่วไปคือ: เปิดการพิมพ์ (สะดวกสำหรับอีกฝ่ายในการเก็บถาวร) ปิดการคัดลอกและการแก้ไข (ลดความเสี่ยงที่เนื้อหาจะถูกนำไปใช้โดยตรง)
ใน Image to PDF สิทธิ์ทั้งสามนี้มีสวิตช์แยกกัน — การพิมพ์เปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น การคัดลอกและการแก้ไขปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น — นั่นคือการกำหนดค่าที่ระมัดระวัง "ดูและพิมพ์ได้ แต่ย้ายหรือเปลี่ยนแปลงไม่ได้"
AES-256 คืออะไร
ในแง่ของอัลกอริทึมการเข้ารหัส แอปใช้ AES-256 เป็นค่าเริ่มต้น ซึ่งเป็นมาตรฐานหลักของการเข้ารหัส PDF ในปัจจุบัน มีความแข็งแกร่งมากกว่าอัลกอริทึมยุคแรก หากอุปกรณ์หรือซอฟต์แวร์เก่าของผู้รับไม่สามารถเปิดได้ สามารถเปลี่ยนเป็น AES-128 ที่เข้ากันได้ดีกว่า
หลังการเข้ารหัส
การเข้ารหัสดำเนินการบนอุปกรณ์ในเครื่อง ไฟล์และรหัสผ่านไม่ผ่านเซิร์ฟเวอร์ หากฝ่ายที่ได้รับรหัสผ่านต้องการยกเลิกข้อจำกัด สามารถใช้ฟีเจอร์ถอดรหัส PDF ในแอปเพื่อลบการเข้ารหัส กู้คืนเป็น PDF ปกติเพื่อแก้ไขหรือรวม
คำแนะนำเชิงปฏิบัติ: อย่าใช้ชุดรหัสผ่านที่เดาง่าย เช่น วันเกิดหรือหมายเลขโทรศัพท์ ตั้งรหัสผ่านที่แตกต่างกันสำหรับไฟล์ที่แตกต่างกัน ส่งรหัสผ่านและไฟล์ผ่านช่องทางแยกกัน — ไฟล์ผ่านอีเมล รหัสผ่านผ่านข้อความ ทั้งสองไม่ตกไปยังกล่องจดหมายของผู้รับเดียวกันในเวลาเดียวกัน