Список документов Paper Scan поддерживает вложенные папки и множественные теги. Папки отвечают на «где живёт документ», теги — на «что это». Вместе они делают библиотеку из сотен документов находимой без ручного поиска.
Модель папок
Папки образуют дерево; каждый документ лежит ровно в одной папке. Лучше всего для стабильных, иерархичных, единственных-на-документ измерений: временны́е архивы (год / квартал / месяц), структуры проектов (клиент / проект / фаза), физические места (дом / котёл / инструкции), счета и поставщики с единственной связью.
Держите иерархию в 4 или меньше уровней. Глубже обычно значит, что два измерения сжаты в одно дерево, и поиск становится хрупким.
Модель тегов
Теги плоские и аддитивные. Документ может нести несколько тегов; они отвечают на сквозные вопросы, не умещающиеся в одну папку: тип документа (receipt, contract, manual, warranty), статус действия (urgent, to-review, to-file), временна́я группировка (tax-2024, tax-2025), источник (scanned-here, imported).
Рекомендуемый процесс
- Сканируйте сразу в подходящую папку.
- Применяйте сквозные теги (
urgent,q2-renewal). - Периодически просматривайте вид тегов.
Чего избегать
- Чрезмерного тегирования (2–3 тега на документ — предел).
- Лет в тегах (им место в папках).
- Глубокой вложенности папок (макс. 4 уровня).
- Переименования папок без необходимости.
До 100 документов хватает папок. К ~200 добавьте теги для сквозного поиска.