A lista de Documentos do Paper Scan suporta pastas aninhadas e múltiplas tags. Pastas respondem "onde vive este documento", tags respondem "o que é". Juntas tornam uma biblioteca de centenas de documentos localizável sem busca manual.
Modelo de pastas
Pastas formam uma árvore; cada documento pertence a exatamente uma pasta. Ideal para dimensões estáveis, hierárquicas, uma por documento: arquivos temporais (ano / trimestre / mês), estruturas de projeto (cliente / projeto / fase), locais físicos (casa / boiler / manuais), contas e fornecedores com relação única.
Mantenha a hierarquia em 4 níveis ou menos. Mais fundo geralmente indica duas dimensões codificadas em uma árvore, tornando a recuperação frágil.
Modelo de tags
Tags são planas e aditivas. Um documento pode levar várias tags; respondem a perguntas transversais que não cabem em uma pasta: tipo (receipt, contract, manual, warranty), status (urgent, to-review, to-file), agrupamento temporal (tax-2024, tax-2025), fonte (scanned-here, imported).
Fluxo recomendado
- Escaneie direto para a pasta apropriada.
- Aplique tags transversais (
urgent,q2-renewal). - Revise a visualização de tags periodicamente.
Padrões a evitar
- Tagging excessivo (2–3 tags / doc).
- Anos em tags (vão nas pastas).
- Aninhamento profundo (4 níveis máx.).
- Renomear sem necessidade.
Abaixo de 100 documentos, pastas bastam. Por volta dos 200, adicione tags.