勤怠表のエクスポートとバックアップ実用ガイド
3ヶ月記録した後でスマホを失くしたり機種変更したりして、全部消えた——これはスマホの中だけで記録している人全員に共通するリスクです。エクスポートとバックアップはこの問題を解決し、さらにすぐに役立つ利点もあります。
エクスポートする理由
- 給与確認：勤怠表を雇用主に送ったり給与明細と照合したりするのは、口頭での確認よりよほど説得力があります；
- 争議時の証拠：万一労働争議が起きたとき、日ごとの打刻記録は有力な資料になります；
- データ分析：エクスポートしたデータは表計算ソフトでさらに分析できます；
- 機種変更：バックアップからワンステップで復元でき、ゼロからやり直す必要がありません。
3つの形式の使い分け
- CSV：最も汎用性が高く、Excel・Numbersなどに読み込んで処理を続けるのに適しています；
- PDF：レイアウトが固定で、印刷やそのまま他人に見せるのに適しています；
- Excel：情報が最も充実し、残業内訳ワークシートには段階別残業や夜勤の項目が別個に載っています。入念な確認に向いています。
エクスポート後はシステム共有で直接送れます。エクスポートはPro機能です。
バックアップの正しいやり方
定期的にバックアップ機能で全データをまとめ、共有経由でクラウドやPCに保存しましょう——スマホ内の元データと別の場所の1つがあって、はじめて安心と言えます。復元時はバックアップファイルを選ぶだけ。バックアップファイルはあなた自身が管理し、データがサーバーにアップロードされることはありません。