Paper Scan のドキュメントリストは、ネストされたフォルダーと複数タグの両方をサポートします。フォルダは「どこに置くか」、タグは「何か」に答えます。併用で数百件のライブラリを手動検索なしに見つけられます。
フォルダーモデル
フォルダはツリー構造で、各ドキュメントはちょうど 1 つのフォルダに属します。安定・階層的・1 ドキュメント 1 軸の場面に最適:
- 時間ベース(年 / 四半期 / 月)
- プロジェクト(クライアント / プロジェクト / フェーズ)
- 物理的な場所(家 / ボイラー / マニュアル)
- 単一関係のアカウント・ベンダー
階層は 4 层 以下推奨。それ以上は 2 軸を 1 ツリーに押し込んでいることが多く、検索が脆くなります。
タグモデル
タグはフラットで加算的。1 ドキュメントに任意の数のタグを付けられます。単一フォルダーに収まらない横断的な質問に答えます:
- 種別(
receipt、contract、manual、warranty) - 状態(
urgent、to-review、to-file) - 期間限定(
tax-2024、tax-2025) - ソース(
scanned-here、imported)
タグビューはフォルダーを越えて一致するドキュメントをまとめて表示します。
推奨ワークフロー
- 適切なフォルダに直接スキャンする。
- フォルダーを越えるタグを付ける(例:
urgent、q2-renewal)。 - タグビューを定期的に見直して、急いでスキャンしたものを整理する。
避けるべきパターン
- 過度なタグ付け(2〜3 タグが上限)
- タグに年を入れる(年はフォルダへ)
- 深い入れ子(4 层 が上限)
- 不用意なフォルダ名変更(共有リンク、导出、同期で参照される)
100 件未満で分類が明快なら、フォルダーのみで十分。概ね 200 件前後からタグ併用を検討してください。