L'elenco Documenti di Paper Scan supporta cartelle nidificate e tag multipli. Le cartelle rispondono a "dove vive questo documento", i tag a "cos'è". Insieme rendono una libreria di centinaia di documenti ritrovabile senza ricerca manuale.
Modello cartelle
Le cartelle formano un albero; ogni documento sta in esattamente una cartella. Ideale per dimensioni stabili, gerarchiche, una-per-documento: archivi temporali (anno / trimestre / mese), strutture di progetto (cliente / progetto / fase), luoghi fisici (casa / caldaia / manuali), conti e fornitori con relazione unica.
Tieni la gerarchia a 4 livelli o meno. Più profondo di solito significa due dimensioni compresse in un albero, rendendo il recupero fragile.
Modello tag
I tag sono piatti e additivi. Un documento può portare più tag; rispondono a domande trasversali che non entrano in una sola cartella: tipo (receipt, contract, manual, warranty), stato (urgent, to-review, to-file), raggruppamento temporale (tax-2024, tax-2025), fonte (scanned-here, imported).
Workflow consigliato
- Scansiona direttamente nella cartella giusta.
- Applica tag trasversali (
urgent,q2-renewal). - Rivedi periodicamente la vista tag.
Schemi da evitare
- Tagging eccessivo (2–3 tag / doc).
- Anni nei tag (vanno nelle cartelle).
- Annidamento profondo (4 livelli max).
- Rinominare senza necessità.
Sotto i 100 documenti bastano le cartelle. Verso i 200, aggiungi i tag.