Daftar Dokumen Paper Scan mendukung folder bertingkat dan banyak tag. Folder menjawab "di mana", tag menjawab "apa". Dipakai bersama, keduanya membuat ratusan dokumen mudah ditemukan tanpa pencarian manual.
Model folder
Folder membentuk pohon; setiap dokumen berada di tepat satu folder. Cocok untuk dimensi stabil, hierarkis, satu per dokumen: arsip berbasis waktu (tahun / kuartal / bulan), struktur proyek (klien / proyek / fase), lokasi fisik (rumah / boiler / manual), serta akun dan vendor relasi tunggal.
Disarankan menjaga hierarki folder maksimal empat tingkat. Lebih dalam biasanya menandakan dua dimensi dikodekan ke satu pohon, membuat pencarian rapuh.
Model tag
Tag datar dan aditif. Satu dokumen dapat membawa berapa pun jumlah tag; tag menjawab pertanyaan lintas batas yang tidak pas dalam satu folder: jenis dokumen (receipt, contract, manual, warranty), status tindakan (urgent, to-review, to-file), pengelompokan berbasis waktu (tax-2024, tax-2025), sumber (scanned-here, imported).
Alur kerja yang direkomendasikan
- Pindai langsung ke folder yang sesuai; pakai hierarki yang ada.
- Pasang tag lintas folder (
urgent,q2-renewal, dll.). - Tinjau tampilan tag secara berkala untuk merapikan dokumen yang dipindai terburu-buru.
Pola yang harus dihindari
- Memberi tag berlebihan (2–3 tag / dokumen adalah batas).
- Meletakkankan tahun di tag (masuk folder).
- Folder bertingkat terlalu dalam (maks. empat tingkat).
- Mengganti nama folder tanpa keperluan (direferensikan oleh tautan berbagi, 导出, sinkronisasi).
Untuk pustaka di bawah 100 dokumen, folder saja cukup. Sekitar 200 dokumen, tambahkan tag untuk pencarian lintas batas.