La liste Documents de Paper Scan prend en charge à la fois les dossiers imbriqués et les multi-étiquettes. Les dossiers répondent à « où vit ce document », les étiquettes à « qu'est-ce que c'est ». Ensemble, ils rendent une bibliothèque de plusieurs centaines de documents trouvable sans recherche manuelle.
Modèle dossiers
Les dossiers forment un arbre ; chaque document appartient à exactement un dossier. Idéal pour les dimensions stables, hiérarchiques, uniques par document : archives temporelles (année / trimestre / mois), structures de projets (client / projet / phase), emplacements physiques (maison / chaudière / manuels), comptes et fournisseurs à relation unique.
Restez à 4 niveaux ou moins. Au-delà, vous encodez souvent deux dimensions dans un seul arbre, ce qui rend la récupération fragile.
Modèle étiquettes
Les étiquettes sont plates et additives. Un document peut porter plusieurs étiquettes ; elles répondent aux questions transverses qui ne tiennent pas dans un seul dossier : type (receipt, contract, manual, warranty), statut (urgent, to-review, to-file), regroupement temporel (tax-2024, tax-2025), source (scanned-here, imported).
Workflow recommandé
- Scannez directement dans le bon dossier.
- Appliquez des étiquettes transverses (
urgent,q2-renewal, etc.). - Revoyez périodiquement la vue étiquettes.
À éviter
- Étiquetage excessif (2–3 par doc max).
- Années en étiquettes (place dans les dossiers).
- Imbrication trop profonde (4 niveaux max).
- Renommer sans nécessité (référencés par liens de partage, 导出, synchro).
Pour moins de 100 documents, les dossiers suffisent. Vers 200, ajoutez les étiquettes.