La lista de Documentos de Paper Scan admite carpetas anidadas y múltiples etiquetas. Las carpetas responden a "dónde vive este documento", las etiquetas a "qué es". Juntas hacen que una biblioteca de varios cientos de documentos sea localizable sin búsqueda manual.
Modelo de carpetas
Las carpetas forman un árbol; cada documento pertenece a exactamente una carpeta. Ideal para dimensiones estables, jerárquicas, una por documento: archivos temporales (año / trimestre / mes), estructuras de proyectos (cliente / proyecto / fase), ubicaciones físicas (casa / caldera / manuales), cuentas y proveedores con relación única.
Mantenga la jerarquía en 4 niveles o menos. Más profundo suele indicar que dos dimensiones se codifican en un árbol, haciendo la recuperación quebradiza.
Modelo de etiquetas
Las etiquetas son planas y aditivas. Un documento puede llevar varias etiquetas; responden a preguntas transversales que no caben en una sola carpeta: tipo (receipt, contract, manual, warranty), estado (urgent, to-review, to-file), agrupación temporal (tax-2024, tax-2025), fuente (scanned-here, imported).
Flujo recomendado
- Escanea directamente a la carpeta adecuada.
- Aplica etiquetas transversales (
urgent,q2-renewal). - Revisa la vista de etiquetas periódicamente.
Patrones a evitar
- Etiquetado excesivo (2–3 etiquetas por doc).
- Años en etiquetas (en carpetas).
- Anidación profunda (4 niveles máx.).
- Renombrar sin necesidad.
Por debajo de 100 documentos bastan las carpetas. Hacia los 200, añade etiquetas.