Der PDF-Export von Paper Scan ist auf den Fall zugeschnitten, dass mehrere gescannte Seiten zu einer Datei zusammengeführt und über das Standard-Freigabe-Blatt des Systems ausgeliefert werden sollen. Er unterstützt Stapelzusammenführung, optionalen Passwortschutz und Benennung und läuft komplett auf dem Gerät.
Standard-Exportablauf
- Mehrfachauswahl in der Dokumentenliste. Drücken Sie lange auf ein Dokument, um in den Auswahlmodus zu gelangen, und tippen Sie dann auf die übrigen. Für Stapel am gleichen Ort gibt es die Verknüpfung „Alle im Ordner auswählen".
- Tippen Sie auf die Freigabe-Schaltfläche. Das System-Freigabe-Blatt öffnet sich. Der PDF-Export von Paper Scan erscheint in den Zielen.
- Optionen konfigurieren. Aktivieren Sie das Zusammenführen, wenn Sie mehrere Seiten kombinieren, geben Sie bei Bedarf ein Passwort ein und vergeben Sie optional einen Dateinamen. Tippen Sie auf Exportieren.
- Auf Verarbeitung warten. Auf aktuellen Geräten ist ein 50-Seiten-Stapel mit zwei Filtern in der Regel in under 5 Sekunden fertig. Ein 300-Seiten-Stapel dauert 15–30 Sekunden. Das Export-Blatt zeigt einen Fortschrittsindikator; die App bleibt ansprechbar.
- Freigeben. Wenn die Datei bereit ist, erscheint das Standard-Freigabe-Blatt. Die Datei kann per E-Mail, AirDrop, Drive, Slack oder eine andere App, die PDF akzeptiert, gesendet werden.
Häufige Anwendungsfälle
- Weiterleitung von Sitzungsunterlagen. Führen Sie 50–80 Seiten Verträge und unterschriebene Anhänge zu einem PDF für die juristische Prüfung zusammen.
- Ablage von Auslagenbelegen. Führen Sie die Belege eines Monats zu einem PDF für die Buchhaltung zusammen.
- Teilen von Recherchepaketen. Stellen Sie mehrere Referenzdokumente in einer Datei für Kollegen zusammen.
- Projektarchivierung. Bündeln Sie alle Dokumente eines abgeschlossenen Projekts in einer Lieferung.
Passwort festlegen
Das Export-Blatt enthält ein einzelnes Passwortfeld mit einem „Passwort bestätigen"-Feld zur Eingabeverifizierung. Der Export wird nur fortgesetzt, wenn beide Eingaben übereinstimmen; nicht übereinstimmende Eingaben werden vor der Verarbeitung abgelehnt.
Bleibt das Passwortfeld leer, ist das Ergebnis eine Standard-PDF ohne Einschränkungen. Wird ein Passwort festgelegt, müssen Empfänger es eingeben, bevor sie eine Seite öffnen können. Passwortschutz wird für Dokumente mit personenbezogenen Daten empfohlen: Verträge, Krankenakten, Finanzberichte.
Praxisleitfaden: Lassen Sie das Feld leer, sofern kein Schutz ausdrücklich erforderlich ist. Ein Passwort nachträglich aus einer PDF zu entfernen ist schwierig, während eine ungeschützte PDF bei Bedarf mit Passwort neu exportiert werden kann.
Wann zusammenführen, wann teilen
Eine einzelne große PDF ist nicht immer die richtige Ausgabe. Teilen ist besser, wenn: die Geräte der Empfänger wenig Speicher haben, verschiedene Empfänger verschiedene Teile des Stapels benötigen oder unterschiedliche Passwörter nötig sind. Jede exportierte Datei hat ihr eigenes Passwortfeld.
Paper Scan exportiert die Auswahl unverändert. Keine erzwungene Zusammenführung; die Ausgabe spiegelt die Auswahl des Nutzers.
Leistung bei großen Stapeln
300+ Seiten brauchen typischerweise 15–30 Sekunden; der Fortschrittsbalken zeigt den Status. Scans mit schweren Filtern (z. B. Magic Color auf verblichenen Belegen) dauern etwa doppelt so lange wie saubere Scans. Verschlüsselung verlangsamt den Export auf modernen Geräten nicht spürbar (der Engpass ist die Bildkodierung). Große verschlüsselte Exporte erwärmen das Gerät und verbrauchen einige Prozent Akku, was bei gelegentlicher Nutzung akzeptabel ist.