Die Dokumentenliste von Paper Scan unterstützt verschachtelte Ordner und mehrere Tags. Ordner beantworten "wo lebt dieses Dokument", Tags "was ist es". Zusammen machen sie eine Bibliothek mit mehreren hundert Dokumenten ohne manuelle Suche auffindbar.
Ordner-Modell
Ordner bilden einen Baum; jedes Dokument liegt in genau einem Ordner. Passt am besten zu stabilen, hierarchischen, eins-pro-Dokument-Dimensionen: zeitbasierte Archive (Jahr / Quartal / Monat), Projektstrukturen (Kunde / Projekt / Phase), physische Orte (Haus / Boiler / Handbücher), Einzelbeziehungs-Konten und -Lieferanten.
Halten Sie die Ordnerhierarchie bei 4 Ebenen oder weniger. Tiefer verschachtelt bedeutet meist, dass zwei Dimensionen in einen Baum gequetscht werden, was das Auffinden brüchig macht.
Tag-Modell
Tags sind flach und additiv. Ein Dokument kann beliebig viele Tags tragen; Tags beantworten querschnittliche Fragen, die in einen Ordner nicht passen: Dokumenttyp (receipt, contract, manual, warranty), Aktionsstatus (urgent, to-review, to-file), zeitliche Gruppierung (tax-2024, tax-2025), Quelle (scanned-here, imported).
Empfohlener Workflow
- Direkt in den passenden Ordner scannen.
- Ordner-übergreifende Tags anbringen (
urgent,q2-renewal). - Regelmäßig die Tag-Ansicht durchsehen.
Zu vermeidende Muster
- Übermäßiges Tagging (2–3 Tags pro Dokument Maximum).
- Jahre in Tags (gehören in Ordner).
- Zu tiefe Ordner-Verschachtelung (max. 4 Ebenen).
- Ordner ohne Notwendigkeit umbenennen (referenziert durch Freigabe-Links, 导出, Sync).
Unter 100 Dokumenten reichen Ordner. Um die 200 herum Tags für Querschnittssuche hinzufügen.