تدعم قائمة المستندات في Paper Scan المجلدات المتداخلة والوسوم المتعددة. المجلدات تجيب على "أين"، الوسوم تجيب على "ماذا". معاً، تجعل مكتبة مئات المستندات قابلة للإيجاد دون بحث يدوي.
نموذج المجلدات
تشكل المجلدات شجرة؛ كل مستند في مجلد واحد بالضبط. Fits most: أرشفة زمنية (سنة / ربع / شهر)، هياكل مشاريع (عميل / مشروع / مرحلة)، مواقع فعلية (منزل / غلاية / كتيبات)، حسابات وموردين بعلاقة واحدة.
حافظ على التسلسل الهرمي عند 4 مستويات أو أقل. الأعمق غالباً يعني بُعدين مضغوطين في شجرة واحدة، مما يجعل الاسترجاع هشاً.
نموذج الوسوم
الوسوم مسطحة وإضافية. يمكن لمستند حمل عدة وسوم، تجيب على أسئلة عابرة لا تناسب مجلداً واحداً: نوع المستند (receipt، contract، manual، warranty)، حالة الإجراء (urgent، to-review، to-file)، تجميع مرتبط بالوقت (tax-2024، tax-2025)، المصدر (scanned-here، imported).
سير العمل الموصى به
- امسح مباشرة إلى المجلد المناسب.
- استخدم وسوماً عابرة للمجلدات (
urgent،q2-renewal). - راجع عرض السوم بانتظام.
الأنماط التي يجب تجنبها
- إفراط في الوسم (2-3 وسوم للمستند كافٍ).
- وضع السنوات في الوسوم (موضعها المجلدات).
- تعميق تداخل المجلدات (4 مستويات كحد أقصى).
- تغيير أسماء المجلدات دون حاجة.
لأقل من 100 مستند، المجلدات وحدها تكفي. عند نحو 200 مستند، أضف الوسوم.